En cumplimiento de los deberes establecidos para el tratamiento de los datos e información de carácter personal de titularidad de terceros por la Ley 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y en el Decreto Único Reglamentario del Sector Industria, Comercio y Turismo No. 1074 de fecha del 26 de mayo de 2015, así como en las demás normas que la adicionen, modifiquen o reglamenten, PHARO SHIP AGENT S.A.S. sociedad comercial legalmente constituida, con domicilio principal en la calle 36 norte # 6A-65 oficina 1904 del Edificio Pacific Center de la ciudad de Santiago de Cali, departamento de Valle del Cauca, e identificada con el NIT. 901.102.112-3, pone en conocimiento del público nuestra política de tratamiento de datos personales (en adelante «PTDP»).

 

El propósito de la PTDP es informar y definir tanto las reglas de tratamiento de la información y datos personales al interior de nuestra empresa así como las pautas para que los titulares de los datos puedan ejercer de manera oportuna y efectiva sus derechos a la intimidad, buen nombre e información en los términos de los artículos 15 y 20 de la Constitución Nacional de la República de Colombia, especialmente, en lo atinente a la facultad de todas las personas de “conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos”, recomendamos hacer una lectura juiciosa del presente documento.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES
PHARO SHIP AGENT S.A.S.

TABLA DE CONTENIDO:

TÍTULO I:               OBJETO, LEGISLACIÓN Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
TÍTULO II:              DEFINICIONES Y PRINCIPIOS RECTORES
TÍTULO III:             DERECHOS DE LOS TITULARES Y DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
TÍTULO IV:            AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
TÍTULO V:             TRATAMIENTO Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
TÍTULO VI:            ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
TÍTULO VII:           PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
TÍTULO VIII:          VIGENCIA
TÍTULO IX:            INSCRIPCIÓN DE BASES DE DATOS EN EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS – RNBD

 

TÍTULO I

OBJETO, LEGISLACIÓN Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

 

1.       OBJETO: El presente documento, contentivo de las políticas de tratamiento de la información y datos personales de PHARO SHIP AGENT S.A.S.,da cumplimiento a lo establecido en el Título VI de la Ley 1581 de 2012, específicamente a las disposiciones contenidas en sus artículos 17 y 18, así como a lo reglado en la Sección 3 del Capítulo 25 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, por medio del cual se reglamentó la precitada ley. En concordancia con lo anterior, se describen a continuación los procedimientos establecidos por nuestra compañía para hacer un debido tratamiento de las informaciones y datos de titularidad de terceros.

 

2.       LEGISLACIÓN APLICABLE E INTERPRETACIÓN: La PTDP de PHARO SHIP AGENT S.A.S., estará sujeta a las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto Único 1074 de 2015 que la reglamenta; por tal motivo, cualquier vacío en la normatividad citada se interpretará de conformidad con las disposiciones de la legislación colombiana en general, así como a la luz de los artículos 15 y 20 de la Constitución Nacional de la República de Colombia.

 

3.       ÁMBITO DE APLICACIÓN: La PTDP de PHARO SHIP AGENT S.A.S. será aplicable a dicha sociedad, a sus dependientes, bien sean filiales o subordinadas, que, en virtud de la explotación y el desarrollo legal y responsable del objeto social de la compañía, hubieren recopilado u obtenido información o datos personales de titularidad de distribuidores, proveedores, clientes, colaboradores, trabajadores o de terceros en general.

 

 

TÍTULO II

DEFINICIONES Y PRINCIPIOS RECTORES

 

4.       DEFINICIONES DE LA PTDP: PHARO SHIP AGENT S.A.S.pone en conocimiento de los titulares de la información y datos personales las siguientes definiciones y conceptos cuyo uso reiterativo en el marco de las PTDP impone el deber a la compañía de informar de manera completa y oportuna acerca del alcance de las diferentes nociones, al tenor de lo dispuesto por los artículos 3, 5 y 26 de Ley 1581 de 2012 y conforme a lo reglado por el artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015:

 

4.1.     Autorización: Se entiende por autorización al consentimiento previo, expreso e informado que el titular de la información y datos personales otorga a PHARO SHIP AGENT S.A.S.para que esta última pueda ejecutar actividades que impliquen tratamiento de dichos datos e informaciones.

4.2.     Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento, dirigida al titular de las informaciones y datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la PTDP de PHARO SHIP AGENT S.A.S. que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a sus datos personales.

4.3.     Base de datos: Entiéndase por base de datos al conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento por parte de PHARO SHIP AGENT S.A.S.

4.4.     Dato personal: Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables.

4.5.     Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

4.6.     Dato público: Entiéndase por dato público aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. En general, son considerados datos públicos, entre otros, aquellos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, así como en sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva por expresa disposición legal.

4.7.     Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la Ley 1266 de 2008.

4.8.     Dato sensible: Se entiende por datos sensibles a aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y las garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y reproductiva y los datos biométricos.

4.9.     Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

4.10.  Registro Nacional de Bases de Datos: Es el directorio público de las bases de datos personales sujetas a actividades de tratamiento que operan en el país, cuya administración está a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio como máxima autoridad administrativa de vigilancia y control en materia de tratamiento de datos personales y hábeas data.

4.11.  Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

4.12.  Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

4.13.  Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, quien a su vez es responsable del tratamiento, y se encuentra ubicado dentro o fuera del país.

4.14.  Transmisión: La transmisión es una modalidad de tratamiento de las informaciones y datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de actividades de tratamiento por el encargado, pero siempre por cuenta del responsable.

4.15.  Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

5.       PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: PHARO SHIP AGENT S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, declara que la presente PTDP  se encuentra ajustada a las disposiciones de orden legal contenidas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, por lo que en el desarrollo de las actividades de tratamiento, en la aplicación de la PTDP, y en la interpretación que de ella se hiciere con fundamento en las normas antes citadas, se aplicarán armónicamente los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, en los términos previstos por el artículo 4º de Ley 1581 de 2012.

 

 

TÍTULO III

DERECHOS DE LOS TITULARES Y DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

 

6.       DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES: Con arreglo a lo dispuesto en el Título IV de la Ley 1581 de 2012, PHARO SHIP AGENT S.A.S.debe garantizar a los titulares de las informaciones y datos personales objeto de tratamiento, el ejercicio de los siguientes derechos en cualquier tiempo y sin el cumplimiento de mayores requisitos:

 

6.1.     Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a PHARO SHIP AGENT S.A.S.en su calidad de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o frente a aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido por ley o no haya sido autorizado por el titular.

6.2.     Solicitar prueba de la autorización otorgada a PHARO SHIP AGENT S.A.S.en su calidad de responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de Ley 1581 de 2012.

6.3.     Ser informado por parte de PHARO SHIP AGENT S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.

6.4.     Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

6.5.     Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento de aquellos PHARO SHIP AGENT S.A.S. no respetare los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

6.6.     Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

7.       LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR: Con arreglo a lo estatuido por el artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, los derechos de los titulares de los datos e informaciones de carácter personal podrán ser ejercidos por las personas que se mencionan a continuación:

 

7.1.     Por el respectivo titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que ponga a disposición el responsable.

7.2.     Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

7.3.     Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

7.4.     Por estipulación a favor de otro o para otro.

7.5.     En el caso que el titular de la información sea un menor de edad, sus derechos podrán ser ejercidos únicamente por las personas que de conformidad con la ley estén facultadas para representarlos.

 

8.       DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO: PHARO SHIP AGENT S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, reconoce que se encuentra obligado a cumplir los deberes establecidos en el Título VI de la Ley 1581 de 2012, que puntualmente establecen:

 

8.1.     Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

8.2.     Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

8.3.     Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

8.4.     Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

8.5.     Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

8.6.     Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

8.7.     Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

8.8.     Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la PTDP y la ley.

8.9.     Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

8.10.  Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señaladosen la PTDP y la ley.

8.11.  Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

8.12.  Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

8.13.  Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

8.14.  Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

8.15.  Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

 

TÍTULO IV

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

9.       AUTORIZACIÓN DEL TITULAR: Toda actividad de recopilación, conservación, uso, manejo, actualización, corrección, supresión y, en general, toda actividad mediante la cual se pretenda obtener y/o tratar datos e información de carácter personal de titularidad de terceros, se llevará a cabo mediante autorización previa, expresa, libre e informada de sus respectivos titulares. En todo caso, con el otorgamiento de la autorización por parte del titular para la recolección y el tratamiento de las informaciones y datos personales, se entenderá que éste ha leído las PTDP aquí contenidas, puesto que se le ha informado de manera verbal o escrita que las PTDP se encuentran a disposición del público en la página web https://www.pharoagent.com/ y que pueden ser solicitadas en cualquier momento a través del correo electrónico pharo@pharoagent.com. Igualmente, por medio de la autorización para la recolección y tratamiento de la información y datos personales, el titular declara que dichos datos e información son veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables, comprensibles y corresponden a la realidad vigente para el momento en que son suministrados.

 

10.    MECANISMO DE PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR: PHARO SHIP AGENT S.A.S. pondrá a disposición de los titulares de las informaciones y datos personales objeto de tratamiento, el documento o declaración de autorización con la finalidad de que exista un consentimiento libre, expreso, previo y escrito, lo suficientemente informado. La autorización otorgada por el titular de la información podrá constar por escrito, ya sea en un documento físico o en medios magnéticos, así como en archivos de audio, plataformas tecnológicas de almacenamiento de datos en línea o en cualquier otro medio idóneo y apto para probar la existencia del consentimiento del titular y la autorización para el tratamiento de sus datos personales.

 

Para aquellos casos en los cuales se suscriba un contrato escrito de cualquier naturaleza entre el titular de las informaciones y datos personales y PHARO SHIP AGENT S.A.S., será viable consignar en dicho documento o en sus respectivos otrosíes, según el caso, la autorización previa para el tratamiento de datos personales.

 

11.    CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN: En los términos del artículo 10 de Ley 1581 de 2012, la autorización del titular no será necesaria cuando las informaciones o datos objeto de tratamiento sean de aquellos que se describen a continuación:

 

11.1.  Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

11.2.  Datos de naturaleza pública.

11.3.  Casos de urgencia médica o sanitaria.

11.4.  Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

11.5.  Datos relacionados con el registro civil de las personas.

 

12.    REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y SOLICITUD DE SUPRESIÓN DEL DATO: De conformidad con lo establecido en el artículo 9 de Ley 1581 de 2012, los titulares de las informaciones y datos personales podrán solicitar en todo momento a PHARO SHIP AGENT S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o la revocatoria de la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, previa presentación de un reclamo.

 

En los términos del inciso primero del artículo 2.2.2.25.2.6 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular de aquella tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

 

Vencido el término establecido para dar respuesta a la solicitud de revocatoria de autorización o supresión de los datos personales, sin que PHARO SHIP AGENT S.A.S.hubiere revocado la autorización o eliminado los datos, el titular tendrá derecho a acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio para que dicha entidad, en uso de sus facultades policivo administrativas o jurisdiccionales, ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales, previo agotamiento del procedimiento sancionatorio establecido en el artículo 22 de Ley 1581 de 2012.

 

 

TÍTULO V

TRATAMIENTO Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

 

13.    FORMA DE TRATAMIENTO: Considerando el modo de almacenamiento de una base de datos, se puede distinguir entre bases de datos automatizadas y bases de datos manuales o archivos físicos. Las bases de datos automatizadas son aquellas que se almacenan y administran con la ayuda de herramientas informáticas. Las bases de datos manuales o archivos son aquellas cuya información se encuentra organizada y almacenada de manera física, como las fichas de pedidos a proveedores que contengan información personal relativa al proveedor, como nombre, identificación, números de teléfono, correo electrónico, etc.

 

En desarrollo de los principios de finalidad y libertad contemplados en la Ley, la recolección de datos personales por parte de PHARO SHIP AGENT S.A.S. limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente y a lo establecido en esta PTDP. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se recolectarán datos personales sin Autorización del Titular.

 

PHARO SHIP AGENT S.A.S.mantendrá la confidencialidad de los datos personales objeto de Tratamiento y sólo los divulgará bajo autorización expresa del titular o por solicitud manifiesta de las entidades de vigilancia y control y autoridades que tengan la facultad legal de solicitarla y permitirá en todo momento y de manera gratuita conocer, actualizar y corregir la información personal del Titular de conformidad con la Ley.

 

14.    FINALIDADES DEL TRATAMIENTO: El Tratamiento de Datos incluye la recolección, almacenamiento, uso, manejo, circulación, transferencia y/o transmisión nacional y/o internacional, actualización, corrección y destrucción, en la forma permitida por la ley y se realiza con las siguientes finalidades específicas para cada caso:

 

14.1.  Tratamiento de datos personales de personas vinculadas a procesos de selección laboral, empleados y ex empleados: Se realiza para cumplir con las obligaciones laborales a cargo de PHARO SHIP AGENT S.A.S., tales como pagos de nómina, reportes de Seguridad y Salud en el Trabajo, pagos y reportes al sistema general de seguridad social, DIAN y demás organismos de control, otorgar beneficios al empleado y a sus familiares, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos  hechas por el titular de la información o por las personas autorizadas por este o la Ley, o por entidades del sistema general de seguridad social a los que el titular esté o hubiere estado vinculado. El tratamiento de información de exempleados se realiza con el fin de mantener un contacto para requerimiento de una labor desempeñada, constancias de vinculación, pagos a la seguridad social, soportes tributarios, atendiendo necesidades contractuales, legales o judiciales. Por su parte, el tratamiento de los datos personales de las personas que se vinculen a procesos de selección laboral será utilizado para las actividades propias de dicho proceso tales como solicitud de información, envío de información, verificaciones de referencias, realización de exámenes médicos y pruebas aptitudinales y, almacenamiento de la información para contacto ante futuras vacantes.

 

14.2.  Tratamiento de datos personales de empleados, visitantes y personas que acceden a las instalaciones de PHARO SHIP AGENT S.A.S.: PHARO SHIP AGENT S.A.S.  podrá realizar captura, almacenamiento, grabación, transmisión, conservación y uso de datos personales, fotografías y/o videograbaciones de las personas naturales que ingresan a sus instalaciones, lo cual implica el tratamiento de datos biométricos (datos sensibles) con fines de seguridad física, control de registro de ingreso y salida de equipos, vehículos, empleados, visitantes y/o participantes y demás actividades de seguridad física.

 

14.3.  Tratamiento de datos personales de empleados, visitantes y demás personas que participan en eventos o actividades programados por PHARO SHIP AGENT S.A.S.: Los datos personales, incluidos los datos biométricos consistentes en registros audiovisuales capturados en los eventos o actividades organizadas y/o patrocinadas por PHARO SHIP AGENT S.A.S. podrán ser utilizados con fines comerciales y/o promocionales, para el envío de información y material relacionado con el portafolio de productos y servicios de PHARO SHIP AGENT S.A.S.  así como de noticias y nuevos lanzamientos por cualquier canal de comunicación y para realizar gestión administrativa, comercial, de mercadeo y publicidad de los productos y servicios ofrecidos por PHARO SHIP AGENT S.A.S. por cualquier canal.

 

14.4.  Tratamiento de datos personales de contratistas personas naturales y de las personas naturales vinculadas a los contratistas: Este tratamiento tiene como finalidades permitir a PHARO SHIP AGENT S.A.S. la adecuada gestión de las actividades comerciales y/o contractuales que se establezcan, tales como verificar la información comercial y financiera del titular, realizar reportes de información contable y financiera, realizar la asignación y control de elementos tecnológicos, materiales y equipos en general, entrada y salida de las diferentes instalaciones, seguimiento al cumplimiento de obligaciones contractuales y legales a cargo de los contratistas, realizar contacto con las personas naturales vinculadas a los contratistas, atender eventuales emergencias y gestionar la respuesta de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos hechas por el titular de la información o las personas legitimadas. 

 

14.5.  Tratamiento de datos personales de proveedores personas naturales y de las personas naturales vinculadas a los proveedores: Este tratamiento tiene como finalidades permitir a PHARO SHIP AGENT S.A.S.  el cumplimiento de obligaciones contractuales, legales o comerciales a su cargo, tales como, facturación, reportes de pagos, reportes de información contable y financiera, verificación de información comercial y financiera del titular, asignación y control de elementos tecnológicos, materiales y equipos en general, entrada y salida de las diferentes instalaciones, para adelantar reportes o interacciones que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar, para la atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos y para realizar seguimiento al cumplimiento de las obligaciones contractuales, comerciales o legales a cargo de los proveedores personas naturales y sus personales naturales vinculadas.

 

14.6.  Tratamiento de datos personales de las personas naturales vinculadas a los operadores o aliados estratégicos: Se realiza para el cumplimiento de obligaciones contractuales, legales o comerciales a cargo de PHARO SHIP AGENT S.A.S., tales como, envío de notificaciones o comunicaciones acerca de novedades o información relevante de la compañía. Adicionalmente se requiere también para facturación, reportes de pagos, reportes de información contable y financiera, verificación de información comercial y financiera del titular, asignación y control de elementos tecnológicos, materiales, equipos en general, entrada y salida de las diferentes instalaciones, para adelantar reportes o interacciones que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar y para la atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos hechas por el titular de la información o las personas legitimadas.

 

14.7.  Tratamiento de datos personales de accionistas, representantes legales, administradores de personas naturales o jurídicas: Tiene el propósito de que PHARO SHIP AGENT S.A.S. pueda cumplir con las obligaciones contractuales a su cargo, así como para identificar factores de riesgo y salud financiera de las empresas de las cuales hacen parte de acuerdo con las políticas internas definidas por PHARO SHIP AGENT S.A.S. y a las disposiciones legales vigentes que resulten aplicables.

 

PARÁGRAFO: En todos los casos relacionados en este artículo, se incluye como finalidad del Tratamiento de los datos la transferencia y/o la transmisión de los datos personales a terceras personas en calidad de encargados o responsables, según corresponda, tanto a nivel nacional como internacional, según se requiera para la adecuada gestión de las actividades y responsabilidades a cargo de PHARO SHIP AGENT S.A.S.

 

15.    PROSCRIPCIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD: PHARO SHIP AGENT S.A.S. conoce y respeta la prohibición establecida en el artículo 7 de Ley 1581 de 2012 respecto del tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes, salvo en aquellos casos en que los mismos sean de aquellos datos susceptibles de ser considerados como de naturaleza pública.

 

Por lo anterior, y en el evento en que la compañía pretenda adelantar actividades de tratamiento de datos personales públicos de titularidad de menores de edad, PHARO SHIP AGENT S.A.S. abogará y respetará el interés superior de éstos, asegurando un absoluto respeto de sus derechos fundamentales. Así mismo, PHARO SHIP AGENT S.A.S.se abstendrá de someter dichos datos a actividades de tratamiento sin que medie la respectiva autorización del representante legal del menor de edad titular de la información en los términos de ley y de acuerdo con la presente PTDP, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, en atención a su capacidad para conocer y entender los términos de la autorización que sus representantes otorguen.

 

16.    TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS: PHARO SHIP AGENT S.A.S.garantiza que la información contenida en su base de datos será utilizada de manera correcta y para fines lícitos, conforme a la normatividad vigente y sin agravio al derecho al habeas data amparado por la Constitución Nacional de la República de Colombia. El tratamiento de los datos personales antes descritos por parte de la compañía se circunscribirá únicamente a las actividades de recolección, almacenamiento y uso. PHARO SHIP AGENT S.A.S.podrá transmitir o transferir los datos personales recolectados, previa autorización expresa para tal finalidad por parte del titular, a los proveedores o aliados estratégicos de PHARO SHIP AGENT S.A.S. y a las empresas que tengan la calidad de matrices o controlantes de PHARO SHIP AGENT S.A.S., quienes obrarán en calidad de responsables o encargados del tratamiento según corresponda a sus actividades, en los términos y condiciones de sus propias políticas de tratamiento de datos personales. Lo anterior, conforme a las finalidades descritas en el artículo precedente.

 

PARÁGRAFO PRIMERO: PHARO SHIP AGENT S.A.S.  garantiza a todos los depositantes de información y datos personales que ésta no será utilizada para fines distintos a los respectivamente autorizados por sus titulares, ni será vendida, ni comercializada a terceros bajo ninguna figura, nacional ni internacionalmente, sin que medie su previa y expresa autorización.

 

 

TÍTULO VI

ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

 

17.    ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS: PHARO SHIP AGENT S.A.S.ha habilitado el correo electrónico pharo@pharoagent.comcomo canal para atender de manera adecuada y oportuna las peticiones, consultas y reclamos que eleven los titulares de las informaciones y datos personales a la empresa.

 

No obstante, lo anterior, las peticiones y reclamos de que trata el Título VII de esta PTDP, podrán ser radicadas por escrito en las oficinas de PHARO SHIP AGENT S.A.S., ubicadas en la calle 36 norte # 6A-65 oficina 1904 del Edificio Pacific Center de la ciudad de Santiago de Cali, departamento de Valle del Cauca.

 

18.    PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN: En los términos del artículo 13 de Ley 1581 de 2012, las informaciones y datos personales podrán ser suministrados por PHARO SHIP AGENT S.A.S., previa solicitud escrita para el efecto, a las siguientes personas:

 

18.1.  A los respectivos titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.

18.2.  A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones.

18.3.  A los terceros que hubieren sido expresamente autorizados por el titular de los datos o que por expresa disposición legal estén facultados para solicitar la información.

 

19.    TÉRMINO PARA RESOLVER CONSULTAS: De conformidad con lo reglado en el artículo 14 de Ley 1581 de 2012, PHARO SHIP AGENT S.A.S.dará respuesta a las consultas elevadas por los titulares de los datos personales o por sus respectivos causahabientes encaminadas a consultar y conocer la información personal objeto de tratamiento, en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación de la solicitud.

 

En el evento en que la compañía no pueda atender la solicitud dentro del término antes descrito, estará en la obligación de notificar al solicitante acerca de los motivos que dieron lugar a la demora y, en todo caso, dará respuesta a la solicitud dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

20.    TÉRMINO PARA RESOLVER PETICIONES Y RECLAMOS: Atendiendo a lo dispuesto por el numeral 3 del artículo 15 de Ley 1581 de 2012, las peticiones que no estén relacionadas con una solicitud de conocimiento o consulta de la información objeto de tratamiento, así como los reclamos que interpusieren los titulares o sus respectivos causahabientes, serán resueltas por PHARO SHIP AGENT S.A.S.en un término no mayor a quince (15) días contados a partir del día siguiente a la fecha de su radicación.

 

En el evento en que la compañía no pueda atender la petición o reclamo dentro del término antes descrito, estará en la obligación de notificar al solicitante acerca de los motivos que dieron lugar a la demora y, en todo caso, dará respuesta a la solicitud dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

21.    REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD: La presentación de consultas, peticiones y reclamos ante la empresa constituye requisito de procedibilidad para elevar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio frente a una presunta vulneración de los derechos de los titulares de las informaciones o datos personales, por lo que dicha entidad no dará trámite a las quejas que se interpusieren sin el agotamiento de la etapa previa antes mencionada. Todo lo anterior, de conformidad con lo consagrado en el artículo 16 de Ley 1581 de 2012.

 

 

TÍTULO VII

PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

22.    CONSIDERACIONES GENERALES FRENTE AL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES: PHARO SHIP AGENT S.A.S. realiza la recolección de las informaciones y datos personales a través de cualquier medio idóneo que sirva para tal fin, tales como: autorizaciones físicas, autorizaciones electrónicas, mensajes de texto, los documentos requeridos para la vinculación de proveedores, a través de las hojas de vida presentadas por los trabajadores en los procesos de selección y documentos necesarios para la vinculación de los mismos a los diferentes sistemas de seguridad social y riesgos laborales, así como los suministrados por los clientes para el cumplimiento de las finalidades previamente indicadas.

 

Las informaciones y datos personales recolectados por PHARO SHIP AGENT S.A.S.  serán almacenados en medios físicos y digitales según el tipo de dato y los soportes en que se encuentre registrado. PHARO SHIP AGENT S.A.S.dispondrá de medidas físicas y tecnológicas razonables para garantizar la protección e integridad de los datos almacenados por PHARO SHIP AGENT S.A.S., así como para atender de manera oportuna cualquier incidente que se presente y represente un riesgo para los datos personales objeto de tratamiento.    

 

23.    PROCEDIMIENTO PARA CONOCER LA INFORMACIÓN: Los titulares de las informaciones o datos personales o sus respetivos causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en las bases de datos de PHARO SHIP AGENT S.A.S. Para ello, pueden radicar la respectiva solicitud en los canales de atención señalados en esta política para la atención de peticiones, consultas y reclamos.

 

En caso de que la solicitud sea enviada por correo electrónico, esta deberá contener, como mínimo, el nombre completo del titular y su número de identificación, nombre completo e identificación del solicitante, indicación de la solicitud de conocimiento y acceso a la información objeto de tratamiento de forma clara y concisa, y datos para notificación (dirección, teléfono, celular o móvil y correo electrónico).

 

PHARO SHIP AGENT S.A.S.dará respuesta a la solicitud de consulta o conocimiento de la información dentro del término establecido en el Título VI de esta PTDP, en consonancia con lo establecido en el artículo 14 de Ley 1581 de 2012.

 

24.    PROCEDIMIENTO PARA INTERPONER PETICIONES Y RECLAMOS: El titular de las informaciones o datos personales o sus respectivos causahabientes podrán interponer un reclamo ante PHARO SHIP AGENT S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento, en el momento en que consideren que la información contenida en una base de datos de la empresa debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan un presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta PTDP  y en la Ley 1581 de 2012, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

24.1.  El reclamo deberá interponerse por escrito a través de los canales habilitados y estar dirigido a PHARO SHIP AGENT S.A.S., identificando al titular de los datos e información personal con nombre completo, apellidos y número de identificación, deberá contener además una descripción de los hechos en que se funda la reclamación, la dirección en la que el(los) solicitante(s) recibirán notificaciones y deberá acompañarse con las pruebas documentales que se desee hacer valer.

24.2.  En el evento en que el reclamo sea recibido por un departamento, área o dependencia de la compañía que carezca de competencia para darle trámite y resolverlo, procederá trasladarlo a quien corresponde en un término no mayor a dos (2) días hábiles e informará de la situación al solicitante.

24.3.  Cuando el escrito de reclamación no cuente con los elementos mínimos descritos en el inciso primero de este artículo, PHARO SHIP AGENT S.A.S., por conducto de sus dependientes y colaboradores, requerirá al solicitante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la radicación de la reclamación para que subsane las fallas o aporte los documentos que hagan falta.

24.4.  PHARO SHIP AGENT S.A.S. dará respuesta a la petición o reclamo dentro del término establecido en el Título VI de esta PTDP, en consonancia con lo establecido en el artículo 15 de Ley 1581 de 2012.

 

 

TÍTULO VIII

NORMAS CORPORATIVAS VINCULANTES PARA LA CERTIFICACIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS EN PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y SU TRANSFERENCIA A TERCEROS PAÍSES

1.       Son Normas Corporativas Vinculantes las políticas, principios de buen gobierno o códigos de buenas prácticas empresariales de obligatorio cumplimiento asumidas por el responsable del tratamiento de datos, establecido en el territorio colombiano, para realizar transferencias o un conjunto de transferencias de datos personales a un responsable que se encuentre ubicado por fuera del territorio colombiano y que haga parte de un mismo grupo empresarial.

 

Las Normas Corporativas Vinculantes son de obligatorio cumplimiento para el grupo empresarial, que realice transferencia o conjunto de transferencia de datos personales a un responsable de dicho grupo, fuera del territorio colombiano, salvo que el grupo empresarial aplique otros mecanismos de transferencia de datos establecidos en la legislación colombiana.

 

LA EMPRESA se sirve declarar que, en que caso de pertenecer a un grupo empresarial, desarrollará las medidas apropiadas y efectivas para dar cumplimiento a las Normas Corporativas Vinculantes de conformidad con lo dictado en el presente título y las leyes de orden nacional.

 

2.       Las Normas Corporativas Vinculantes implementadas por un grupo empresarial deben establecer mecanismos para asegurar que los datos sean:

 

2.1.     Tratados de manera lícita, leal y transparente en relación con el titular del dato personal.

2.2.     Recogidos con fines determinados, explícitos y legítimos, y no serán tratados posteriormente de manera incompatible con dichos fines.

2.3.     Adecuados, pertinentes y limitados al mínimo necesario con relación a los fines para los que se traten.

2.4.     Exactos y se mantendrán actualizados; se habrán de adoptar todas las medidas razonables para que se supriman o rectifiquen sin demora los datos personales que sean inexactos.

2.5.     Conservados de manera que permitan identificar al titular, durante un periodo no superior al necesario.

2.6.     Tratados bajo el control del responsable del tratamiento, quien, para cada operación de tratamiento, garantizará y demostrará el cumplimiento de las disposiciones del presente decreto.

 

PARÁGRAFO: Las empresas del grupo empresarial y cada uno de sus miembros serán solidariamente responsables del cumplimiento de las Normas Corporativas Vinculantes. En consecuencia, la Superintendencia de Industria y Comercio puede requerir, investigar y sancionar al responsable del tratamiento de datos establecido en el territorio colombiano, por las infracciones que cometa cualquiera de los miembros del grupo empresarial.

 

TÍTULO IX

VIGENCIA

 

25.    VIGENCIA DE LA POLÍTICA: La presente PTDP de PHARO SHIP AGENT S.A.S.rige a partir del 11 de Septiembre de 2025 y de manera indefinida, por lo que su contenido obliga a la compañía mientras permanezcan vigentes las relaciones contractuales, comerciales, laborales o meramente informativas con los titulares de las informaciones y datos personales. Lo anterior, sin perjuicio del derecho de los titulares a solicitar la revocatoria de la autorización para el tratamiento de sus datos e informaciones personales.

 

En todo caso, y aun cuando medie solicitud de revocatoria de la autorización para el tratamiento,PHARO SHIP AGENT S.A.S. advierte que de conformidad con lo dispuesto en el Título IV de esta PTDP, los datos personales serán conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación de carácter legal o contractual que hubiere surgido entre la empresa y el respectivo titular.

 

PHARO SHIP AGENT S.A.S. se reserva el derecho a hacer ajustes al contenido de la presente PTDP cuando las actividades del tratamiento y/o la finalidad del tratamiento de los datos e información personal cambien, o cuando los cambios normativos en la materia lo justifiquen. En todo caso, dichos cambios serán debidamente comunicados a los titulares a través de los mecanismos eficientes de comunicación comúnmente utilizados en el giro ordinario de las relaciones comerciales o promocionales que con ellos se sostienen.

 

 

TÍTULO IX

INSCRIPCIÓN DE BASES DE DATOS EN EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS – RNBD

 

26.    CONSIDERACIONES GENERALES DEL RNBD: En los términos del artículo 2.2.2.26.1.3 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, PHARO SHIP AGENT S.A.S.en su calidad de persona jurídica de derecho privado que hace las veces de responsable del tratamiento de datos e informaciones de carácter personal, inscribirá las bases de datos contentivas de dichas informaciones en el Registro Nacional de Base de Datos si llegare a cumplir con las obligaciones que la ley establece como obligatorias para su registro. Lo anterior, atendiendo a los términos y condiciones de inscripción previstos en la Sección 3 del Capítulo 26 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y de las normas que para tal efecto se dispongan.

 

27.    ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN EL RNBD: PHARO SHIP AGENT S.A.S.actualizará la información contenida en el RNBD de conformidad con las disposiciones legales que resulten aplicables.

 

 

 

PHARO SHIP AGENT S.A.S.

NIT. 901.102.112-3