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Política manejo de información y datos personales



GENERALIDADES
La presente política se define de conformidad con la entrada en vigencia de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 la cual tiene por objeto dictar las disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos así como el derecho a la información; por tanto, PHARO SHIP AGENT SAS, teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal que le asiste, se permite formular el presente texto en aras de dar efectivo cumplimiento a dicha normatividad y en especial para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje PHARO SHIP AGENT SAS. El derecho al HÁBEAS DATA es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y les garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal. Por tanto, PHARO SHIP AGENT SAS acoge tales disposiciones teniendo en cuenta que, para el desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando y efectuando diversos tratamientos a bases de datos tanto de clientes, proveedores, comercializadores y empleados. En virtud de lo anterior, dentro del deber legal y corporativo de PHARO SHIP AGENT SAS de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bases de datos, PHARO SHIP AGENT SAS ha diseñado la presente política de manejo de la información de carácter personal y bases de datos en la cual se describe y explica el tratamiento de la Información Personal a la que tiene acceso A través de correo electrónico, información física, llamadas telefónicas, cara a cara, medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen como otras comunicaciones enviadas así como por intermedio de terceros que participan en nuestra relación comercial o legal con todos nuestros clientes, empleados, proveedores, aliados comercializadores estratégicos y vinculados. La presente se irá ajustando en la medida en que se vaya reglamentando la normatividad aplicable a la materia y entren en vigencia nuevas disposiciones.

OBJETIVO GENERAL
Con la implementación de esta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes PHARO SHIP AGENT SAS ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data. Asimismo, a través de la expedición de la presente política se da cumplimiento a lo previsto en el literal K del artículo 17 de la referida ley.

Alcance/Aplicabilidad Esta política aplica a toda la entidad, sus funcionarios, contratistas y terceros de PHARO SHIP AGENT SAS y la ciudadanía en general.

Nivel de cumplimiento Todas las personas cubiertas por el alcance y aplicabilidad deberán dar cumplimiento un 100% de la política.

PHARO SHIP AGENT SAS, para asegurar la dirección estratégica de la Entidad, establece la compatibilidad de la política de manejo de información y datos personales y los objetivos de seguridad de la información, estos últimos correspondientes a:

Minimizar el riesgo de los procesos misionales de la entidad.
Cumplir con los principios de seguridad de la información.
Cumplir con los principios de la función administrativa.
Mantener la confianza de los funcionarios, contratistas y terceros.
Apoyar la innovación tecnológica.
Implementar el sistema de gestión de seguridad de la información.
Proteger los activos de información.
Establecer las políticas, procedimientos e instructivos en materia de seguridad de la información.
Fortalecer la cultura de seguridad de la información en los funcionarios, terceros, aprendices, practicantes y clientes de PHARO SHIP AGENT SAS
Garantizar la continuidad del negocio frente a incidentes.

A continuación, se establecen las 12 políticas de seguridad que soportan el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información de PHARO SHIP AGENT SAS:

• PHARO SHIP AGENT SAS ha decidido definir, implementar, operar y mejorar de forma continua un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, soportado en lineamientos claros alineados a las necesidades del negocio, y a los requerimientos regulatorios que le aplican a su naturaleza.

• Las responsabilidades frente a la seguridad de la información serán definidas, compartidas, publicadas y aceptadas por cada uno de los empleados, contratistas o terceros.
• PHARO SHIP AGENT protegerá la información generada, procesada o resguardada por los procesos de negocio y activos de información que hacen parte de los mismos.
• PHARO SHIP AGENT protegerá la información creada, procesada, transmitida o resguardada por sus procesos de negocio, con el fin de minimizar impactos financieros, operativos o legales debido a un uso incorrecto de esta. Para ello es fundamental la aplicación de controles de acuerdo con la clasificación de la información de su propiedad o en custodia.
• PHARO SHIP AGENT protegerá su información de las amenazas originadas por parte del personal.
• PHARO SHIP AGENT protegerá las instalaciones de procesamiento y la infraestructura tecnológica que soporta sus procesos críticos.
• PHARO SHIP AGENT controlará la operación de sus procesos de negocio garantizando la seguridad de los recursos tecnológicos y las redes de datos.
• PHARO SHIP AGENT implementará control de acceso a la información, sistemas y recursos de red.
• PHARO SHIP AGENT garantizará que la seguridad sea parte integral del ciclo de vida de los sistemas de información.
• PHARO SHIP AGENT garantizará a través de una adecuada gestión de los eventos de seguridad y las debilidades asociadas con los sistemas de información una mejora efectiva de su modelo de seguridad, definido en la Política de Seguridad Informática.
• PHARO SHIP AGENT garantizará la disponibilidad de sus procesos de negocio y la continuidad de su operación basado en el impacto que pueden generar los eventos.
• PHARO SHIP AGENT garantizará el cumplimiento de las obligaciones legales, regulatorias y contractuales establecidas.

DERECHOS QUE TIENEN FRENTE A LA COMPAÑÍA TODOS LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
Todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de cualquier área de la compañía de datos personales tanto de clientes, proveedores, empleados y en general cualquier tercero con el cual PHARO SHIP AGENT SAS sostenga relaciones comerciales y laborales deberá tener en cuenta e informarle de manera expresa y previa, por cualquier medio del cual se pueda conservar una constancia de su cumplimiento, los derechos que le asisten a ese titular de los datos, los cuáles se enuncian a continuación:
• Derecho a conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en cualquier momento frente a PHARO SHIP AGENT SAS respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error.
• Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a PHARO SHIP AGENT SAS.
• Derecho a ser informado por PHARO SHIP AGENT SAS previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que le ha dado a los mismos.
• Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes para hacer valer su derecho al Habeas Data frente a la compañía.
• Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere que PHARO SHIP AGENT SAS no ha respetado sus derechos y garantías constitucionales.
• Derecho a acceder en forma gratuita a los datos personales que voluntariamente decida compartir con PHARO SHIP AGENT SAS, para lo cual la compañía en ayuda de la Gerencia de Informática y Tecnología se encarga de conservar y archivar de forma segura y confiable los formatos de autorización de cada uno de los titulares de datos personales debidamente otorgadas.

CASOS EN LOS CUALES PHARO SHIP AGENT SAS NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS QUE TENGA EN SU PODER
Cuando la información sea solicitada a la compañía por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.
En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.
Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que esta información no es considerada como un dato de naturaleza privadaA QUIENES SE LES PUEDE ENTREGAR INFORMACIÓN POR PARTE DE PHARO SHIP AGENT SAS SIN NECESIDAD DE CONTAR CON AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a PHARO SHIP AGENT SAS
A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a la compañía para que le sea entregada la información.
A los terceros que sean autorizados por alguna ley de la república de Colombia.
A los terceros a los que el Titular del dato autorice expresamente entregar la información y cuya autorización sea entregada a PHARO SHIP AGENT SAS.

DEBERES QUE TIENE PHARO SHIP AGENT SAS RESPECTO A LOS TITULARES DE LOS DATOS
PHARO SHIP AGENT SAS reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de los mismos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En este sentido, hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley y en aras de lo anterior se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento:
La compañía deberá buscar el medio a través del cual obtener la autorización expresa por parte del titular de los datos para realizar cualquier tipo de tratamiento.
La compañía deberá informar de manera clara y expresa a sus clientes, empleados, proveedores y terceros en general de quienes obtenga bases de datos el tratamiento al cual serán sometidos los mismos y la finalidad de dicho tratamiento. Para ello, la compañía deberá diseñar la estrategia a través de la cual para cada evento, mecánica o solicitud de datos que se realice, informará a los mismos el respectivo tratamiento de que se trate. Alguno de estos medios puede ser, diligenciamiento de formatos físicos, correo electrónico de PHARO SHIP AGENT SAS entre otros.
La compañía debe informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.
En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos.
PHARO SHIP AGENT SAS debe informar la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la persona o área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento.
PHARO SHIP AGENT SAS deberá garantizar en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por conducto de los mecanismos de consultas o reclamos previstos en la presente política.
PHARO SHIP AGENT SAS deberá conservar con las debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no
autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de estos le reporten novedades o solicitudes.

FINALIDADES EN LA CAPTURA, USO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
PHARO SHIP AGENT SAS en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados, proveedores, aliados estratégicos, entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:
Fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.
Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; así como realizar campañas de promoción, marketing, publicidad.
Búsqueda de un conocimiento más cercano con todos sus clientes, proveedores, empleados y terceros vinculados. En relación con lo anterior, PHARO SHIP AGENT SAS podrá ejecutar las siguientes acciones:
Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes.
Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos.
Efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales.
Extender la información que obtenga en los términos de la ley de habeas data, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga.
Transferir los datos o información parcial o total a sus comercios, aliados estratégicos.

FORMA DE PROCEDER RESPECTO A LAS CONSULTAS Y SOLICITUDES HECHAS POR LOS TITULARES DE LOS DATOS
Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a la compañía respecto al manejo y tratamiento dado a su información. PROCEDIMIENTO PARA EL TRAMITE DE SOLICITUDES O RECLAMOS Toda
solicitud, petición queja o reclamo que se tenga hacia PHARO SHIP AGENT SAS, por el manejo inequívoco de los datos de clientes, trabajadores, comercializadores entre otros, se resolverá a conformidad d la ley del habeas data, y se tramitara bajo el siguiente procedimiento:
La solicitud queja o reclamo se realizará bajo medio electrónico (correo) dirigido a PHARO SHIP AGENT SAS, con el nombre del titular, descripción del hecho por el cual se hace el reclamo, y el documento soporte que este sujeto a validación. En caso de no tener la información completa PHARO SHIP AGENT SAS emitirá un correo solicitando su corrección. Si por un periodo de 1 mes el solicitante no realiza la corrección se tomará como desistimiento al proceso de petición.

PHARO SHIP AGENT SAS, tiene (3) días hábiles para darse por enterado de la solicitud y deberá emitir al solicitante una respuesta de que está en trámite la petición.
PHARO SHIP AGENT SAS, tiene (10) días hábiles dar respuesta al solicitante según su petición, los días corren después de los 3 días hábiles de hacer recibido la solicitud.
En caso de que PHARO SHIP AGENT SAS, no pudiere responder dentro de los días establecidos debe dar novedad al solicitante informando la demora del trámite y la fecha de solución a la petición.
CONSULTAS: PHARO SHIP AGENT SAS, tendrá a la disposición sus políticas de manejo de datos personales a treves de correo electrónico pharo@pharoagent.com
Cualquier consulta que desee hacer el titular sobre su información o base de datos, para corrección o emitir si sus datos han sido vulnerados en relación con el uso y manejo de los mismos, podrá hacerlo a través del siguiente correo: pharo@pharoagent.com
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: PHARO SHIP AGENT SAS, como responsable
y encargado de la presente política, se permite informar sus datos de identificación.

El incumplimiento a la política de Manejo de Información y Datos Personales, traerá consigo, las consecuencias legales que apliquen a la normativa de la Entidad, incluyendo lo establecido en las normas que competen al Gobierno nacional y territorial en cuanto a Seguridad y Privacidad de la Información se refiere.


ESTA POLITICA SE ENCUENTRA APROBADA POR LA GERENCIA Y REPRESENTACION LEGAL DE LA COMPAÑIA

RAZON SOCIAL: PHARO SHIP AGENT SAS NIT: 901.102.112-3
DOMICILIO: CALLE 36 NORTE # 6A-65 OFICINA 1905 EDIFICIO WTC PACIFIC CALI CALI, VALLE DEL CAUCA.
TELEFONO: (57) 2 – 896 5453
Leadership, Commitment & Experience